插班申请的材料，各校细节不同，但核心框架是共通的，大致分四类：身份证明、学业记录、住址与健康材料、以及辅助材料。家长按这个清单去准备，基本不会漏。第一类，身份证明文件。包括孩子的出生证明、护照或回乡证、香港身份证（如已办理）、以及有效签证——孩子以受养人身份来港的要提供受养人签证和父/母的香港身份证，以学生签证来港的提供学生签证页。这部分是“硬材料”，缺一样学校都没法受理。第二类，学业记录，这是插班审核的核心。
需要：孩子最近两至三年的成绩表（内地学校开的成绩单多数要加盖原校公章，如果是繁体中文或英文成绩单更好）、在读证明（证明目前就读年级）、有时还要最近一次的考试成绩单。部分学校还会要求由原校老师或校长写的推荐信，说明孩子的学术表现和品行。建议在离校前一次过把成绩单和推荐信办好，因为插班后回头再找内地原校补办会很麻烦。第三类，住址与健康材料。